Proactieve Directiesecretaresse

Ter uitbreiding van de ondersteuning aan ons nieuwe bestuur zijn we op zoek naar een:

Proactieve Directiesecretaresse (m/v/x)

Maak jij makkelijk verbinding met interne en externe relaties? Ben je proactief, procesmatig sterk en heb je goede sociale voelsprieten? Vind je het fijn om alle zaken in je gevarieerde takenpakket tot in de puntjes goed te regelen? Dan maken we graag kennis met je!

Voor het bestuur van NLR, bestaande uit onze CEO, CFO en CTO die samen onze organisatie collegiaal besturen, zijn we op zoek naar een ervaren directiesecretaresse (m/v/x) voor minimaal 32 en maximaal 40 uur per week.

Je ondersteunt vooral onze CEO door al haar organisatorische, secretariële en administratieve zaken tot in de puntjes te verzorgen. Je haalt energie uit samenwerking en zorgvuldigheid en staat altijd open voor vragen van je collega’s, ook als ze spontaan langskomen, en bent aanspreekpunt voor de diverse partijen waarmee we samenwerken.

Je zorgt samen met je collega directiesecretaresse voor een optimale dienstverlening aan het bestuur. Je stemt de prioriteiten, het werk en de aanwezigheid op kantoor goed met elkaar af en helpt en vervangt elkaar waar nodig. Ook onze bestuurssecretaris kan op jullie hulp en een prettige samenwerking rekenen, met name voor de periodieke directieteam- en bestuursvergaderingen. Je brengt waardevolle competenties mee naar de organisatie, waaronder organisatiesensitiviteit, organiserend vermogen, vasthoudendheid, klantgerichtheid en resultaatgerichtheid.

Wat ga je doen?
Je bent verantwoordelijk voor een breed pakket aan ondersteuning, verdeeld over drie gebieden:

1: Organisatorische ondersteuning

• Samenstellen van de agenda voor diverse vergaderingen met externe partijen, zorgdragen voor verslaglegging en attenderen op actiepunten

• Verzamelen en samenstellen van relevante agendastukken

• Uitnodigen en organiseren van externe bezoeken aan NLR, fungeren als aanspreekpunt

• Agendabeheer: maken en bewaken van afspraken, zelfstandig prioriteiten stellen

• Contact onderhouden met alle relevante zakelijke relaties (o.a. directies en secretariaten van externe stakeholders en ketenpartners) en leveranciers

• Zorgdragen voor de facilitaire zaken zoals zalen, locaties, catering, dieetwensen

2: Secretariële ondersteuning

• Afhandelen van inkomende telefoongesprekken voor het bestuur

• Post verwerking (ontvangst, selectie, prioritering, beantwoording en bewaking van afhandeling)

• Correspondentie (bewerken en verzenden van offertes, brieven, faxen, e-mails, memo’s en dergelijke)

• Vergaderingen (organiseren, voorbereiden, stukken verzamelen, notuleren)

• Zorgen voor de juiste archivering

• Organisatie en boeken van buitenlandse reizen voor complexe reisschema’s

3: Administratieve ondersteuning

• Administraties onderhouden en waar nodig verbeteren of opzetten

• Zorgen voor tijdige en correcte verwerking van gegevens

Wat breng je mee?

• Een proactieve, energieke en constructieve basishouding

• Je vindt het leuk om gevarieerd werk te hebben, weet hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden en daarnaar te handelen

• Aantoonbare relevante werkervaring in een vergelijkbare positie

• Uitstekende sociale vaardigheden

• Goed analytisch vermogen

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

Wat bieden we jou?

Werken bij NLR, betekent werken in een nationale en internationale hightech omgeving. Samenwerken en betrokkenheid staan bij ons hoog in vaandel. Door jou vrijheid en eigen verantwoordelijkheid te geven, ben jij het best in staat om tot baanbrekende innovaties te komen. Wil jij jezelf vakinhoudelijk én op persoonlijk vlak ontwikkelen of misschien promoveren? Ook dat kan bij NLR als lerende organisatie, met daarnaast een opleidingsbudget, een mentor, interne coaches en goede contacten met mbo’s, hbo’s en universiteiten.

Naast dit alles bieden wij jou:

• Maar liefst 45 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek zodat jij naast je uitdagende baan ook volop kan genieten van je vrije tijd.

• Een eindejaarsuitkering van 8%.

• Een tegemoetkoming in jouw zorgkosten.

• Extra betaald ouderschapsverlof.

• Afhankelijk van je functie, flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken.

• Een uitgebreid aanbod in ons bedrijfsrestaurant.

Wat betekent werken bij NLR?
Koninklijke NLR is al ruim 100 jaar een kennisorganisatie met de wil en ambitie om te vernieuwen. Vanuit die drijfveer maken wij de wereld van lucht- en ruimtevaart veiliger, duurzamer, efficiënter en effectiever en staan voor baanbrekende innovaties.
Bij ons werken ruim 900 gedreven professionals, van vliegtuigbouwkundigen tot psychologen en van wiskundigen tot applicatiedeskundigen. NLR staat voor een inclusieve en diverse organisatie waar iedereen zich welkom, veilig, gewaardeerd en gerespecteerd voelt.

Wil je meer weten?

Bel of mail dan met Frank Jorritsma, Lead Recruiter via 088 – 5113646 / frank.jorritsma@nlr.nl

Onze collega’s vertellen jou graag hoe het is om bij NLR te werken. Vergeet trouwens ook niet eens een kijkje op onze socials te nemen zoals ons YouTube kanaal.

Solliciteren?
Mooi, we zijn benieuwd naar jou! Stuur je motivatiebrief en CV via de ‘Solliciteren’ button.

Een positieve uitkomst van een veiligheidsonderzoek (VGB) is een voorwaarde voor indiensttreding. Meer informatie daarover lees je op de website van de AIVD.

Acquisitie? Daar worden we minder enthousiast van.